沼津経営塾

お互いに切磋琢磨して、人生をより良いものにしていきたい。コツコツ学ぶ仲間の集いです。月1回沼津三島にて勉強会を開いています。

「事務の効率化」

「事務の効率化」
2015年1月12日(月)
おはようございます。細谷です。3日目よろしくお願いします。

1か月半前に事務のNさんが病気のため休職をしました。現在もまだ復帰していません。その事務の仕事を自分とパートさんで切り盛りしていますが、いざやってみると数年前とは比べ物にならないくらい取引先が多くなり、書類のフォーマットも無駄のあることに気づきました。

これはまずいと思い、12月から一気に書類のフォーマットの変更、バラバラになっていた入力業務等の一元化など、事務の効率化を図りました。営業や現場仕事なども大事ですが、以前経営塾で話していた野球の話で、あと何点取れば勝てるのか?今何回なのかを把握するためには事務の報告が欠かせません。

以前とは違うルール設定も必要になってきます。15年前に経営者になったころは、電話・FAXが主流でした。今も使ってはいますが、連絡方法がメールになり、最近では研修会社の報・連・相はラインとグーグルドックスに変わってきているようで、劇的に意思疎通とスピードが変わってきているようです。

はがきや通信ももちろん目的によって効果は絶大ですが、人によってはフェイスブックやブログ、ラインでのやり取りを重視していることもあります。生産看板もそうですが、随時もっと良くなる方法を試していけるようにしたいと思います。

作業の仕方も含め、各自の作業を効率化できるようにして、自分の時間を作り出せるようにしたいなと思いました。

皆さんは今年効率化したいことってありますか?
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コメント

おはようございます。
細谷さん3日目ありがとうございます。
病気による長期休養の事務員さん、早く治るといいですね、お大事に。
さて、私のところの事務も、旧態依然のやり方で効率化が進んでいません。
メリットデメリットを把握して、変えていこうと思います。
会計事務所さんにも相談していきます。
昨日課題4:30社 外掃除30分中掃除×葉書1枚S×

  • 2015/01/12(月) 04:16:33 |
  • URL |
  • 輿水誠司 #-
  • [ 編集]

細谷さん、昨日は静岡経営塾の賀詞交歓会に参加していただきありがとうございました。
本当にここ10年の変化は大きかったですね。
それに伴い、いろいろな時間がすごく短縮されていると思います。
それについていかなくてはならないのですから、人間も大変です。
事務員さん、早く治るといいですね。
それにしても、輿水さんは早いなぁ!

  • 2015/01/12(月) 04:41:27 |
  • URL |
  • 杉井 #-
  • [ 編集]

細谷さん、昨日お会いできてうれしかったです。
グーグルドックというサービスがあるんですね。ググッてみましたが、
ネット上の共有ファイルよりも使いやすいんですね。
当社でも使えるか考えて見ます。新しい情報ありがとうございます。

  • 2015/01/12(月) 08:35:49 |
  • URL |
  • 辻敏充 #-
  • [ 編集]

おはようございます!
小野@馬耳です。

細谷さん!
「事務の効率化」、そして、賀詞交歓会のご参加
ありがとうございます。
Nさん、早く良くなるといいですね。
色々な通信手段、コミュニケーションツールが
増え、便利になる一方、それに振り回されて
しまったり、時間をとられたり…
上手に使って、効率化を図っていきたいですね。

  • 2015/01/12(月) 09:05:13 |
  • URL |
  • 小野@馬耳 #-
  • [ 編集]

細谷さん、ブログありがとうございます。
うちは年末に倉庫の片付けと模様替えをしました。
仕事の効率があがることを考えながらやりましたが、とても大事ですね。

  • 2015/01/12(月) 10:31:56 |
  • URL |
  • 海野貴 #-
  • [ 編集]

細谷さん。 どうもありがとうございます。

 事務員の方が、早く良くなると良いですね。

 効率化ではありませんが・・・・
以前、子育てセミナーを受講した時に、人とのコミュニケーションをふり返る
フォーマット?(シート?)がありました。
 最近、私の頭の中で、それをアレンジして、追加したい項目も記せるのではないか?と思っていました。
 今やってみたら、結局、杉井さんのオリジナルと同じ物になってしまいました。
 人とより良いコミュニケーションを取るために、もし、新しく良い物ができたら、分かち合いたい、と思います。

  • 2015/01/12(月) 14:38:26 |
  • URL |
  • 鳥居 #-
  • [ 編集]

細谷さん
ブログありがとうございます。
体の効率化、したいです。
ハガキ○

  • 2015/01/12(月) 16:49:21 |
  • URL |
  • 齊藤裕樹 #-
  • [ 編集]

ブログありがとうございます。

昨日は、賀詞交勧会ではありがとうございました。
効率化をしていく事は、改善や見直しに繋がると思いました。
今のやり方で効果がでるのか考えて、効果を狙ってやっていきたいです。

  • 2015/01/12(月) 18:06:00 |
  • URL |
  • 古橋幹大 #-
  • [ 編集]

ブログありがとうございます。
時代の流れで通信手段など大きく変わっていくのですね。
僕はまだまだアナログでやることを
書き出して一日の計画を立てるなどぐらいしかしていません。
細谷さんの工夫でNさんの負担が少しでも減らせるといいですね。

  • 2015/01/12(月) 18:15:40 |
  • URL |
  • 希代和也 #-
  • [ 編集]

細谷さん、ブログありがとうございます。
Nさん早く良くなって復帰できるといいですね。
時代は変化しているのに、まだまだ自分はこれまでの
やり方を変えようとしていません。変化に対応していくため
にも色々な角度からの視点を持っていきたいと思います。

  • 2015/01/12(月) 21:45:52 |
  • URL |
  • 蕪木 宏晃 #-
  • [ 編集]

細谷さん、ブログをありがとうございます。
仕事の連絡にも、フェイスブックやラインなどが使われているのですか。
私は、ついていけそうにないです! 仕事のツールも良いものに切り替わって
いますので、自分の頭の中を効率化したいと思います。

  • 2015/01/13(火) 05:13:54 |
  • URL |
  • 古橋力 #-
  • [ 編集]

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